Bis heute wird das kreative Potenzial der Beschäftigten sowohl in der freien Wirtschaft als auch im öffentlichen Dienst zu wenig genutzt. In Zeiten, in denen sich das Statistische Landesamt den Forderungen aus Politik und Gesellschaft nach schlankeren Verwaltungsstrukturen und einer Steigerung der Wirtschaftlichkeit stellen muss, darf diese wichtige Ressource, das Wissen und Können der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, nicht ungenutzt bleiben.

Das Statistische Landesamt hat einen Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) eingeführt und damit ein ganzheitliches Konzept gewählt, das es allen Beschäftigten ermöglichen soll, durch ihre Fähigkeiten an der ständigen Verbesserung von Arbeitsabläufen mitzuwirken und zum Erfolg des Amtes beizutragen.

Warum das Gute noch verbessern?

Hinter den drei Buchstaben KVP steht der Kontinuierliche Verbesserungsprozess. Die Wurzeln von KVP finden sich im japanischen Managementkonzept KAIZEN, was übersetzt soviel bedeutet wie »Veränderung zum Besseren« oder »das Gute verbessern«. Gemäß der KVP-Philosophie sollen alle betrieblichen Abläufe, Produkte und Tätigkeiten immer wieder von neuem hinterfragt und verbessert werden. Daraus wird deutlich, dass KVP nicht auf kurzfristige Erfolge ausgerichtet ist, sondern ein langfristig angelegtes Vorhaben zur Steigerung der Effizienz und Effektivität einer Organisation darstellt.

Ein wesentliches Merkmal des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses ist, dass die ständige Erneuerung in kleinen Schritten geplant und umgesetzt werden soll. Zuständig für die Verbesserungen sind im Rahmen von KVP alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Organisation. Gefragt sind dabei eine Fülle von kleinen Vorschlägen, die von möglichst allen Beschäftigten erwartet werden, und weniger die »alles umwälzende Idee« eines Einzelnen.

Verbesserung ist nicht nur die Aufgabe der Führungskräfte, sondern jedes einzelnen Beschäftigten. KVP basiert nämlich auf der grundlegenden Erkenntnis, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Ort am besten wissen, an welcher Stelle Mängel, Störungen und Probleme zu finden sind und auch, wie diese beseitigt werden können. Organisationen, die KVP anwenden, haben demnach erkannt, dass der einzelne Beschäftigte mit seinen Kenntnissen und Fähigkeiten das wichtigste Kapital darstellt und nur durch die Nutzung dieses kreativen Potenzials eine Anpassung an sich stetig verändernde äußere und innere Rahmenbedingungen möglich wird.

Neben den rein wirtschaftlichen Zielsetzungen, wie der Steigerung der Produktivität, der Flexibilität, der Qualität und der Optimierung des Mitteleinsatzes, wird mit dem Kontinuierlichen Verbesserungsprozess jedoch noch anderes wichtiges Vorhaben verfolgt. Durch die Einbindung aller Beschäftigten in die Problemlösungsprozesse soll außerdem erreicht werden, dass sich der Einzelne stärker mit der eigenen Arbeit identifiziert, die betrieblichen Zusammenhänge in ihrer Gesamtheit besser verstehen lernt und die Bedeutung seiner Leistung für den Erfolg der gesamten Organisation erkennt.

Zwei Säulen des Verbesserungswesens

Das Statistische Landesamt will das kreative Potenzial seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konsequenter nutzen und hat deshalb im Januar 2003 auf Initiative der Amtsleitung mit der Einführung eines Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses begonnen.

Im Rahmen der Einführung von KVP wurden zunächst erfolgreiche Konzepte aus der freien Wirtschaft ausgewertet. Parallel dazu wurde ein renommiertes baden-württembergisches Maschinenbauunternehmen besucht, bei dem die Referenten des Amtes und einige Vertreter des Personalrats die Möglichkeit bekamen, eine erfolgreiche Umsetzung von KVP in der Praxis zu erleben. Auf der Basis dieser Erkenntnisse wurde eine Strategie zur Einführung und Organisation von KVP im Statistischen Landesamt entwickelt.

Die Basis des Konzepts bildet das bereits bestehende Einzelvorschlagswesen, bei dem Beschäftigte einzeln oder mit anderen Kolleginnen und Kollegen Vorschläge einreichen können. Durch die Einführung von KVP wurde darüber hinaus die Möglichkeit geschaffen, komplexere, referats- und abteilungsübergreifende Fragestellungen im Team mit Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Bereichen des Hauses zu bearbeiten. Die neu eingerichtete KVP-Geschäftsstelle, als zentraler Ansprechpartner für alle Beschäftigten in Sachen Einzelvorschlagswesen und KVP, sorgt für eine sorgfältige Prüfung und die schnellstmögliche Umsetzung der eingereichten Vorschläge.

Um den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess in Gang zu bringen, wurde eine Liste mit verschiedenen Themenstellungen erarbeitet, für die im Rahmen von KVP-Teams Lösungsvorschläge entwickelt werden sollen. Aus dieser Liste wurden zuächst folgende vier Themen ausgewählt:

• Dauerhafte Förderung und Nutzung der Kreativität unserer Mitarbeiter/-innen,
• Flexibilisierung und effizientere Nutzung unserer Arbeitskapazitäten,
• Optimierung der Versandprozesse,
• Verbesserung der Statistischen Produktionsprozesse: Analyse einzelner Arbeitschritte, Optimierung der Arbeitsabläufe auch an den Schnittstellen, generelle Empfehlungen.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem ganzen Haus wurden im Rahmen einer hausweiten Ausschreibung aufgefordert, sich an diesen KVP-Teams zu beteiligen.

Bisherige Erfolge machen Mut

Seit der Einführung von KVP erlebt das Einzelvorschlagswesen einen deutlichen Aufschwung. Seit Herbst 2002 sind über 200 Vorschläge in der KVP-Geschäftsstelle eingegangen. 55 dieser Vorschläge wurden umgesetzt, 15 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben bereits eine Prämie erhalten.

Auch die Resonanz auf die Ausschreibung der KVP-Themen war derartig groß, dass ein weiteres Thema – »Motivation und Zusammenarbeit« – aus der bestehenden Liste aufgenommen werden konnte. An den KVP-Teams, die im Februar 2003 ihre Arbeit begonnen haben, beteiligten sich über 40 Beschäftigte aus allen Abteilungen des Hauses. Diese Teams haben sage und schreibe 55 Vorschläge eingereicht, von denen wiederum 24 Vorschläge umgesetzt werden.

Wie geht es weiter?

Den ersten KVP-Teams sollen natürlich weitere folgen. Um dies zu unterstützen, werden im Laufe des ersten Halbjahres 2004 weitere Aufgabenstellungen aus der bestehenden Liste im Haus ausgeschrieben. Die positive Bilanz, die aus diesen ersten Teams gezogen werden kann, soll weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter motivieren, sich aktiv in den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung einzubringen.

Außerdem wird weiterhin intensiv daran gearbeitet, das Einzelvorschlagswesen auf Erfolgskurs zu halten. Das bisherige Ergebnis von 200 eingegangenen Einzelvorschlägen ist beachtlich. Für das nächste Jahr hat sich die KVP-Geschäftsstelle jedoch vorgenommen, die Zahl von 200 noch zu übertreffen und letztlich zu erreichen, dass das Einreichen eines Vorschlags zu einem festen Bestandteil der täglichen Arbeit wird.

Gemäß der Idee der kontinuierlichen Verbesserung muss auch das KVP-Konzept des Hauses selbst stetig »verbessert« werden. Die Aufgabe der KVP-Geschäftsstelle besteht darin, eine stärkere Akzeptanz und ein »Leben« der Leitlinien von KVP bei einer immer größer werdenden Zahl von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu erreichen.

Das Statistische Landesamt bekräftigt durch die Einführung eines Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, dass es die Herausforderungen der Zukunft angenommen hat und eines seiner vorrangigen Ziele darin sieht, die notwendigen Reformen konsequent und zeitnah umzusetzen. Es entspricht seit jeher einem grundlegenden Selbstverständnis des Statistischen Landesamtes, neue Entwicklungen und Trends zu erkennen und aufzugreifen und seine Stellung als innovativer Dienstleister immer wieder von neuem unter Beweis zu stellen.